フリーランスが会社員収入を継続して得られないパターン7つ

外国人と仕事すると起こりうるトラブルと回避策【シカトされ続けないために】

外国人と仕事する上で起こりうる問題とその対応策についてお伝えします。
インド・シンガポール人とのコミュニケーションをうまくできなかった経験があるので、自分のITコンサルのプロジェクトでの実体験を元に、海外在住外国人と一緒にリモートでシステム開発プロジェクトを進めるときの注意すべき点についてお伝えします。

結論は以下なのですが、「なんで私がシカトされ続けたのか」具体的に見たい場合はどうぞ読み進めてください!

  • 問題は「コミュニケーションを効率的にできない」こと
  • 原因はメールや会議などに対しての「捉え方が違う」こと
  • 解決策は「メールとか資料作ってもらうのは最低限にして会議しよう、電話しよう」「外国人でも態度でわかる。相手に敬意を払いましょう」

1.外国人と行なっていた仕事内容

プロジェクトの内容
開発とテスティング
日本企業の海外現地支社へのシステム導入の法律やシステム上の制約調査・要件定義

仕事の進め方
現地の外国人とリモートでテレビ会議とメールと電話でやりとりしたり、現地に出向いてヒアリング

自分の立場
1~2年目の下っ端でした。日本側の雑用は全て自分がこなしていました。

一緒に働いていた外国人
インド人、シンガポール人、オーストラリア人の開発者、プロジェクトマネージャー、クライアント企業の現地社員

2.外国人と働いて起こった問題TOP3と対応策

1.シカトされ続けた

メールの返信が遅すぎる&返ってこない

基本的に日本人と仕事をするよりかなりメールの返信が遅かったり、返信自体が返ってこない確率が日本人より相当高いです。3回くらい「お忙しい中ごめんなさい。この前のメールについてだけど、返信をなるべく早めに欲しいです。」などと相手にリマインド入れて返ってくる人もいれば、断固無視の人もいます。ただ、全員がそうではなく、1人常に即レスで超絶仕事が速いシンガポール人女性もいました。

問題が起こる理由

外国人がメールの返信が遅いのは、「速度が遅い」ことが文化であり、そのメールに対して「速く返さなければならない」という意識がないから。(むしろ日本が異常に速いと言われる)
断固無視の人は、自分の担当範囲外でそのメールに返す必要がないと思っていたから。(あとで確認したところ、それは現状では自分の業務のスコープ範囲外なので今手をつける必要がないと思い、無視していたとのことでした)

対応策

1.メールではなく電話をメインにコミュニケーションする。
会議を設定してしまいましょう。

2.立場の偉い人からメールをしてもらう
それで返信は来ます(笑)。私は下っ端で新参者だったこともあり、雑用係として軽く見られていたと思います。

 

2.回答や資料が絶望的にわかりにくい

質問に対して的確な回答が返ってこない、相手の資料が絶望的にわかりにくい

例えば、質問を(1)~(10)というように整理して書いてメールを送っても、番号を全く無視して雑多な形式で回答が返ってきます。
また、的外れな回答が返ってくることもあります。聞きたいのはそれではないよ、まず質問に答えてくれよという気持ちになります。
また、全ての質問に対して回答が返ってこず、一部の質問にのみ回答がくるので、他の質問に対しては、「わからないのか」「わからないとしたら何故か、何が足りていなくてわからないのか」を、その度に聞き返す手間がかかります。

問題が起こる理由

外国人に相手目線で回答する、資料を作るという観点がない文化だから(むしろ日本が異常と言われる)。そんなことに時間をかけたくないから。

対応策

1.メールではなく電話をメインにコミュニケーションする。
会議を設定してしまいましょう。

2.会議では、事前に質問事項を書いて資料を添付して相手に送り、それをベースに議論を進めましょう。
そうすることでスピーキングの英語が苦手でも、こちらの伝えたいことは、最低限伝えられます。
また、会議でも的外れな回答が返ってくることを防ぐために、回答の選択肢を用意して提示しましょう。

3.ブッチされる

会議に遅れてくる、会議に来ない

私が一緒に働いたシンガポール人は日本本社のお偉いさんとの会議もブッチするくらいの精神を兼ね備えていました。
会議をブッチされると待ち時間が非常に勿体無いし、プロジェクトが前に進まないので、絶対ブッチを防ぎましょう。

問題が起こる理由

単純に会議の存在を忘れている。自分の存在が必要不可欠な会議でないと思ったら、行かなくても良いかなという気持ちになるから。

対応策

1.会議前に忘れてないかチャットをする。
メールだと気づかれないまたは後回しにされる場合があるので、鬼電しましょう。

2.この会議にあなたが出席しなくて議論が進まないと数字で具体的に説得する
「WBSがXX日分も遅れてしまってやばい!」ということを事前に伝えておく。

 

3.外国人とうまくコミュニケーションするためにできる一番簡単なこと

上記に書いた会議する・電話するなどのコミュニケーションは、英語スピーキング力・コミュ力がないと結構ストレスになります。
私もかなりストレスでした。そこで一番簡単に円滑にコミュニケーションする方法をお伝えします。

メインコミュニケーションをメールではなく電話や会議にする

上記に書いた通り、メールだと返信が来ない、返信が遅い可能性があります。

会議前にはこれるかどうか連絡(チャット)を入れる

これは毎回会議をセッティングしているのに来ない人にのみ行いましょう。
上記に書いた通り、相手が会議に来ずに時間を無駄にしてしまう可能性を防ぐためです。チャットでしたらすぐ返信がくる可能性が高いです。

メールはなるべく簡潔に送る

メールを長々と書くと相手も読む気が失せて返信速度が遅くなる&返信率が低くなります

言葉遣いに気を使う

外国人だから、フランクで適当なメールの言葉遣いでいいでしょと思うかもしれませんが、敬語をきちんと使いこなして丁寧な対応をしたほうが良いです。それで返信率や、相手の態度も変わってきます。
これは、私だけでなく、長年様々な国の外国人とリモートでうまく仕事をしている日本人が行なっていたことなのでぜひ参考にしてください。
また、イギリス人とやりとりする時は、敬語が正しいかどうかも気にされるらしいので、正しい敬語を使いこなしましょう。

1.メールや会話の出だしは常に感謝から始めましょう。

Hello, XXX (挨拶は、HelloとかでOKです。)

Thank you for your cooperation with previous discussion.(この前の会議の議論ではご協力ありがとうございました。)

Thank you for your kind reply.(ご返信ありがとうございます。)

2.相手に何かして欲しい場合は以下のような敬語を頻繁に使いましょう。

I’d like you to ~.  Could you please~?

 

4.「日本の常識は世界の非常識」と言うことを認識しましょう。

日本人である私にとって日本人は、仕事が丁寧で態度も良く、本当に一緒に仕事をしていて気持ちがいいです。
ただ外国人にとって日本人は、丁寧(細か)すぎる、真面目すぎる、何か決めるのに会議や手続きが多すぎると言う印象を持っているので、仕事で合わないことがあるのは当然です。
それに対して怒るのではなく、そういう文化だと言うことを理解して、両者が円滑にプロジェクトを進めるためにはどうすれば良いか模索し続けることが重要です。

 

 

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